Assistente de Gabinete de Equipa

Localização: Maputo



Breve Descrição/ Finalidade do Trabalho

O Team Assistant é responsável pela prestação de serviços de assistência administrativa e de apoio que impactem a eficácia e o bom funcionamento da equipa de Gestão do País de Moçambique, incluindo a gestão proativa de reservas de viagens SAP, pagamentos, ligação ao fornecedor, caixa de correio e calendário, apoio operacional geral e coordenação eficaz de atividades.



Descrição do recrutamento/ Principais Prestações de Contas

• Apoiar a eficácia da equipa/departamento, garantindo um nível de apoio administrativo altamente eficaz às equipas;

• Ser responsável por um vasto leque de atividades, desde tarefas administrativas básicas, até à resolução de problemas e tratamento de consultas, passando por contribuir ativamente para projetos dentro das equipas ele Gestão de Países;

• Estabelecer, manter e desenvolver, conforme adequado, sistemas e processos de assistência a equipas eficientes, a fim de garantir um apoio suave e eficaz.



Planeamento e coordenação de reuniões

• Prestar apoio administrativo com acordos de reunião e tomar atas nas reuniões e apoiar com o acompanhamento e execução de ações;

• Gerir o diário e as nomeações de Vice-Presidente e Senior Managers, garantindo o uso efetivo do tempo e a preparação da informação com antecedência;

• Agir como ponto focal para o Vice-Presidente e Gestores Seniores, avaliar as prioridades e trabalhar proativamente com as muitas exigências contraditórias das equipas de Gestão do País.



Gestão de clientes/fornecedores e orçamento

• Ser um ponto de referência na compra e questões financeiras;

• Responsável pela aquisição de material de escritório e artigos de posição exigidos pelas equipas, utilizando o SAP, e por processar quaisquer faturas/despesas;

• Gerencie todos os requisitos estacionários e certifique-se ele que as equipas são adequadamente atendidas.

• Apoiar as equipas na gestão cios orçamentos, incluindo a manutenção de registos atualizados, a conciliação da folha de cálculo da gestão orçamental; a contribuição para previsões trimestrais e a organização do pagamento de faturas utilizando sistemas financeiros adequados.



Gestão de Viagens

• Responsavel pela organização e reserva de viagens, hotéis e transportes;

• Organizar itinerários de viagem e arranjos de visitantes, verificar a logística e garantir locais ou alojamento adequados foram reservados, conforme necessário, cumprimentando os visitantes no local, etc.

• Processamento de pagamentos de viagem e reembolsos de despesas;

• Asseborem os passaportes, vistos internacionais, licenças de condução internacionais, aluguer de automóveis, instalações internacionais de roaming, subsídios em moeda estrangeira, se e quando necessário.



Gestão de eventos

• Responsável pela gestão do apoio à equipa na organização de eventos e reservas internas/externas;

• Estabelecer contacto com fornecedores, expositores e partes interessadas durante o processo de planeamento de eventos para garantir que tudo está em ordem;

• Gerencie todos os processos de configuração, demolição e acompanhamento de eventos e garanta que tudo adere aos padrões da empresa.



Educação Formal

Ensino Secundário Geral



Minimo Experiência

6+ anos relevantes



Certificação e Associação Profissional

• Com um mínimo de conhecimento sólido de Microsoft PowerPoint, Outlook, Word e Excel (usamos PowerPoint para comunicar as nossas histórias);

• Experiência com infográficos (análise de dados e visualização de dados).



Competências

• Capacidade de comunicação verbal, escrita e interpessoal eficaz em português e inglês;

• Fortes competências organizacionais e de gestão do tempo, capaz de gerir vários projectos e prioridades com prazos exigentes;

• Capacidade de comunicar e interagir eficazmente com todos os níveis de gestão;

• Excelentes competências organizacionais, analíticas e de resolução de problemas;

• Experiente e habilidoso no tratamento de informações altamente confidenciais;

• Sentido de urgência;

• Deve ser capaz de trabalhar dentro dos prazos e executar num ambiente acelerado;

• Deve ser capaz de gerir vários projetos de alto perfil ao mesmo tempo e ser flexível para trabalhar horas estendidas.



Analytics: A análise computacional sistemática de dados ou estatísticas.



Conformidade: Compreensão das regras, regulamentos, sanções e outros requisitos legais, orientações e instruções relativas aos órgãos e organizações reguladoras, tanto interna como externamente.



Gestão de Dados: Conhecedor da teoria, propósito, arquitetura e design da gestão, administração e relações dos dados da organização.



Resolução de problemas: É um processo passo a passo para definir um problema, procurar informações e testar uma série de soluções até que o problema seja resolvido. Envolve pensamento crítico, análise e persistência.



Reportagem: A capacidade de aceder a informações a partir de bases de dados, formulários e outras fontes, e preparar relatórios de acordo com os requisitos.

Para concorrer, visite a lista de posições disponíveis no website da sasol. Clique na opção Careers e seleccione Moçambique para ter acesso as vagas disponíveis.


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