Resumo do Cargo

As principais responsabilidades desta posição serão apoiar o escritório de campo nas funções de RH, administração, logística e finanças. O Assistente de Apoio de Campo trabalha sob a supervisão directa do Consultor de Segurança/Oficial de Apoio de Campo e reporta ao(s) Responsável(is) de Finanças e Operações no escritório principal do país.

Principais Tarefas e Responsabilidades:

Finanças

Processar transações de caixa pequena. Conciliar diariamente o caixa pequeno e enviar pedidos de reposição para satisfazer as necessidades de caixa. Emitir adiantamentos em dinheiro aos colaboradores, conforme autorizado. Estabelecer um sistema de registo adequado para os montantes adiantados. Acompanhar com eficiência os valores em dívida. Recolher os documentos comprovativos para liquidar todos os adiantamentos pendentes antes do final do mês.
Auxiliar nos pagamentos atempados. Garantir, antes do pagamento, que os documentos comprovativos estão completos em todos os aspectos. Elaborar cheques e comprovativos de transferência bancária e encaminhá-los para assinatura. Fotocopiar os comprovativos de pagamento e arquivá-los com as facturas por ordem cronológica. Lidar com bancos locais. Enviar e recolher documentos de bancos locais.
Concluir o fecho mensal de acordo com o cronograma acordado. Elaborar lançamentos contabilísticos, devidamente codificados, alocados e conciliados para permitir a importação directa para o SUNSYSTEM. Compilar e preparar a documentação contabilística e de auditoria, carregar as cópias digitais referenciadas cronologicamente no SharePoint. Enviar os originais para o departamento financeiro no escritório principal do país.
Estimar mensalmente a necessidade de tesouraria para o escritório de campo. Enviar o pedido de transferência de caixa ao departamento financeiro em tempo útil.
Actuar como ponto de contacto para dúvidas financeiras e prestar apoio financeiro aos membros da equipa.
Recursos Humanos

Auxiliar o Consultor de Segurança/Administrador do Gabinete de Campo na administração de Recursos Humanos da equipa nacional, incluindo a facilitação de vistos, autorizações de residência, regulamentos fiscais, alojamento, etc.
Auxiliar nas tarefas administrativas do processo de recrutamento.
Responsável pelos crachás de identificação e material de escritório.
Manter os registos de seguros, contratos e faltas da equipa.
Processar e enviar as folhas de ponto da equipa do escritório de campo em tempo útil.
Manter os registos de RH da equipa do gabinete de campo conforme delegado.
Garantir que todos os colaboradores estão cientes das normas locais do gabinete de campo.
Logisticas, Compras e Operações

Auxiliar o supervisor nas atividades de compras, em colaboração com as equipas de operações de campo e de programas.
Garantir que o processo de compras está em conformidade com os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), com a documentação adequada que suporta todas as compras.
Auxiliar na identificação de fornecedores adequados, recolha de orçamentos, documentação do processo de compras e gestão de arquivos de compras eletrónicos e em papel.
Responsável por divulgar os pedidos de cotação (RFQs), preparar análises de propostas e emitir ordens de compra.
Coordenar todos os arranjos logísticos para eventos, workshops, seminários e outras atividades de formação relacionadas com o projeto.
Responsável por gerir e preparar acordos de nível de serviço (SLAs) para o bom funcionamento das atividades do projeto.
Auxiliar na gestão e administração dos recursos do escritório, incluindo espaço físico, ativos (como computadores portáteis), outros sistemas e equipamentos de escritório relacionados.
Manter e atualizar a lista de inventário do gabinete de campo de acordo com as exigências da INSO.
Garantir que todos os ativos estão etiquetados e manter o registo da sua movimentação.
Garantir que a verificação física é realizada semestralmente.
Monitorizar a circulação de veículos através da folha de registo de veículos.
Gerir as reparações e a manutenção das instalações, equipamentos e viaturas da INSO.
Manter um stock suficiente de material de escritório e combustível para o escritório.
Implementar práticas e políticas logísticas e coordenar-se estreitamente com o Gestor de Operações em relação a contratos e aquisição de bens e serviços.

Conhecimentos, competências e experiência essenciais:

Preferencialmente, pelo menos 2 anos de experiência profissional relevante em funções similares em ONG
Nível Técnico Médio em áreas como Comercial, Administração, logística ou similares;
Domínio do MS Excel;
Atenção aos detalhes;
Capacidade de processar grandes volumes de dados;
Bom domínio do inglês, tanto escrito como falado;
Capacidades de gestão de tempo.
Declaração de Igualdade de Oportunidades:

A organização está comprometida com a diversidade, inclusão e protecção. Candidatos qualificados de todos os contextos são encorajados a candidatar-se.

Política de Protecção da INSO:

A INSO está totalmente comprometida com o recrutamento seguro, selecção e verificação de todos os potenciais novos colaboradores, membros do conselho e voluntários, garantindo o cumprimento rigoroso do nosso Código de Conduta e da Política de Protecção ao longo de todo o processo de recrutamento.

Termos e Condições:

Contrato de trabalho indeterminado.

Moçambique
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