Posição: Assistente de Direcção e Administração
Reporta: Oficial de Administração e Finanças
Data de Início: October 2022
Status: Full-time
Localização: Maputo, Moçambique

Sobre o iDE
iDE é uma organização de desenvolvimento global que promove abordagens baseadas no mercado na agricultura; acesso ao financiamento; e água, saneamento e higiene (WASH) para criar rendimento e oportunidades de subsistência para famílias economicamente e socialmente desfavorecidas. Com escritórios em 12 países em todo o mundo, iDE iniciou operações em Moçambique em Janeiro de 2010 com o objectivo de melhorar o rendimento e as oportunidades de subsistência dos pobres rurais e utiliza uma abordagem integrada de desenvolvimento da cadeia de valor para implementar iniciativas de desenvolvimento agrícola que aumentem a produtividade e o rendimento dos pequenos agricultores.


RESPONSABILIDADES:
Direcção:
Responsável por organizar e manter a agenda do Director Nacional, auxiliando na execução de uma variedade de tarefas administrativas;
Manter a agenda da Direcção e auxiliar na planificação de compromissos, reuniões de Direção, conferências, etc;
Elaborar textos profissionais especializados e outros documentos oficiais;
Gerir e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.);
Realizar e encaminhar contactos telefónicos e mensagens;
Planear e organizar reuniões, eventos e viagens, dando todo o apoio logístico necessário à boa realização dos mesmos;
Apoiar na preparação de reuniões e da respectiva documentação incluindo, elaboração de agenda e das respectivas actas detalhadas entre outros;
Realizar todas as tarefas administrativas inerentes à função, nomeadamente:

Receber e encaminhar correspondência;
Elaborar cartas, relatórios e apresentações;
Garantir o arquivo e organização de documentação;
Fazer a gestão de viagens do Executivo;
Desenvolver um sistema de arquivo organizado;
Lidar com documentos confidenciais garantindo que eles permaneçam seguros;
Manter os registros electrônicos registrados para garantir que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis.


Recepção:
Elaborar e implementar guiões para o funcionamento da recepção;
Elaborar correspondência e outros documentos oficiais;
Gerir e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, encomendas, etc.);
Efectuar o registo de entradas e saídas de correspondências,
Receber, anunciar e encaminhar os visitantes;
Garantir o arquivo e organização de documentação física e electrónica (GDrive);
Garantir confidencialidade e arquivo seguro de documentos da organização;
Monitorar a prestação de serviço dos seguranças;
Atender, efectuar e encaminhar as chamadas telefónicas;
Operar o sistema de PBX/telefone e manter o registo de chamadas;
Elaborar o relatório mensal do consumo de chamadas;
Fazer conciliação mensal das chamadas (factura e lista de registo);
Controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas fazendo cumprir as normas de segurança;
Fazer o scan dos documentos;
Fazer e preparar cópias para o arquivo e encadernações, se necessário;
Organizar e actualizar o sistema de arquivo;
Zelar pela estética geral da recepção;
Fazer actualização periódica das listas de contactos institucionais.
Administração:

Organizar e manter registos da agenda, dispondo de horários de reuniões e avisar aos participantes;
Fazer o controlo de assiduidade conciliado entre o livro de ponto e os mapas resumo diário e mensal;
Controle do economato (produtos de copa, de higiene e limpeza);
Controlar e preencher o uso do Projector e do aparelho de Conference call;
Auxiliar na logística de táxis, viagens, hotéis e reuniões;
Dirigir-se ao banco quando necessário em apoio a Logística ou Contabilidade;
Auxiliar na execução de tarefas administrativas;
Desempenhar outras funções, conforme necessário.

INSTRUÇÕES DE APLICAÇÃO

Os candidatos são convidados a enviar o seu Curriculum Vitae, incluindo 3 referências, de preferência dos seus últimos supervisores directos caso tenha experiência profissional ou estágio(s), e uma carta de apresentação (1 página) para mozambique-recruit@ideglobal.org indicando a posição e o local “Assistente
de Direcção e Administração – Maputo” como título do email. A posição estará aberta até termos identificado a/a candidata ideal. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados. iDE é um empregador de igualdade de oportunidades e não discriminará com base na raça, gênero, religião ou
orientação sexual

Nível médio em uma das seguintes áreas: Secretariado, Gestão e Administração Pública; e

Mínimo de 2 anos de experiência em funções similares;
Conhecimentos gerais de administração de escritório; e
Proficiência em Microsoft Office e Google na óptica do utilizador.
APTIDÕES FÍSICAS E LINGUÍSTICAS

Fluência verbal e escrita em Português e ter um bom nível de conhecimento em Inglês será uma vantagem;
Capacidade de trabalhar com autonomia e responsabilidade;
Excelente comunicação e coordenação de trabalho;
Habilidades em realizar múltiplas tarefas e gerir situações de pressão;
Excelente capacidade de organização e gestão de tempo;
Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
Orientado para resultados, dinamismo, integridade, ética e confidencialidade.
DECLARAÇÃO DE DIVERSIDADE

A iDE orgulha-se do seu capital humano talentoso e diversificado. Minorias, mulheres e indivíduos com deficiência são encorajados a candidatar-se. A contratação, promoção e remuneração dos trabalhadores são conduzidas sem consideração de raça, cor, religião, gênero, identidade ou expr

Moçambique
Maputo Mostrar no mapa Obter direções