Contexto organizacional do trabalho:
O Perfil de Cargo Genérico para o Assistente de Programa no nível G-5 deve ser usado em um escritório da OMS, em uma das seções do programa.




Este GJP abrange uma ampla gama de funções, no entanto, dependendo do contexto, o titular pode se concentrar em todas, algumas ou apenas uma ou duas áreas com grande profundidade. Além disso, pode haver funções adicionais não mencionadas no GJP. Se for esse o caso, isso pode ficar claro em planos de trabalho e/ou planos de desempenho individuais.



Objetivo para o trabalho:
Sob a supervisão e orientação do supervisor, o assistente do programa apoia a(s) respectiva(s) secção(ões) realizando uma série de tarefas processuais, administrativas e operacionais, para ajudar a desenvolver, implementar e monitorizar o seu programa nacional, garantindo uma entrega atempada e eficaz que seja consistente com as regras e regulamentos da OMS.



Resumo das principais funções/responsabilidades:
Facilitar o processamento de contratos para consultores, fornecedores e parceiros externos que apoiam o escritório na entrega do programa. Isso inclui preparar e arquivar documentos, preencher os formulários e modelos necessários, carregar os TORs no VISION e fazer os arranjos logísticos necessários. Mantém as listas de fornecedores, parceiros e listas de consultores atualizadas.
Coleta de faturas e arquivamento de documentos para aprovação e posterior processamento em GSM.
Preparar e manter registros, documentos e planos de controle para o monitoramento da implementação do projeto/programa e das despesas financeiras.
Apoiar a gestão de material administrativo e equipamento de escritório.
Manter a agenda do escritório e marcar reuniões. Fazer atas de reuniões e manter a correspondência da equipe bem organizada.
Fornecer assistência de viagem aos membros da equipe na seção para organização de viagens e direitos com base nas regras e políticas da organização.
Estabelecer contato com pontos focais de viagens relevantes para garantir que a organização obtenha o melhor serviço e preço para todas as viagens.
Manter e atualizar um sistema que monitore a ausência de funcionários.
Preparar e manter registros relativos ao planejamento e desenvolvimento do programa para sua respectiva seção.
Realizar transações em GSM garantindo que os resultados do programa, atividades e codificação do programa estejam de acordo com o Plano Nacional de Vacinação de Implantação (NDVP), e faça alterações e alterações de acordo com as revisões da seção, quando necessário.
Apoiar atividades de desenvolvimento de capacidade, reuniões e conferências, fazendo os arranjos logísticos, através do envolvimento com facilitadores, fornecedores e anfitriões;
Organização de horários através da ligação com os participantes sobre disponibilidade;
Ligação com pontos focais de orçamento e seção sobre custos e necessidades; e preparar materiais de apoio para os participantes.


Impacto dos resultados
Ele/ela apoia a seção na compilação e coordenação dos principais produtos de trabalho, garantindo que os prazos sejam cumpridos e que as regras e procedimentos estabelecidos sejam seguidos.
O apoio fornecido pelo assistente de programa, portanto, cria a plataforma administrativa mais forte possível a partir da qual o programa do país pode ser executado.
Os principais resultados têm impacto no desempenho geral da representação no país e no sucesso na implementação das atividades do projeto/programa.


Valores fundamentais
Cuidado
Respeito
Integridade
Confiar
Responsabilidade


Competências essenciais
Comunicação (I)
Trabalhando com pessoas (II)
Conduzir para resultados (I)
Competências Funcionais:
Análise (I)
Aprendizagem e Pesquisa (I)
Planejamento e organização (I)
Seguir as Instruções e Procedimentos (I)

22 de Novembro de 2022

É exigida a conclusão do ensino médio, preferencialmente complementado por cursos técnicos ou universitários relacionados ao trabalho da organização.

É necessário um mínimo de cinco anos de experiência de trabalho administrativo ou de escritório progressivamente responsável.

Necessário fluência em inglês. O conhecimento de outro idioma oficial da ONU ou do idioma local do posto de trabalho é considerado uma vantagem.

Para se candidatar a esta vaga visite https://1shortlink.net/1k68c

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