PRETEP PLUS – LOTE 2: CAPACITAÇÃO INSTITUCIONAL AOS SECTORES DE TUTELA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E APOIO À GESTÃO DO PROGRAMA
O Programa PRETEP PLUS pretende intervir no Sector do Ensino Técnico-Profissional, com o objetivo de aumentar a qualidade dos seus diplomados para que possam contribuir significativa e eficazmente para o desenvolvimento económico e social de Moçambique e, em particular, da população diretamente envolvida, incluindo jovens em formação inicial, indivíduos desfavorecidos e vulneráveis, operadores escolares (formadores e gestores) e pessoal dos serviços de emprego, com particular atenção à promoção da igualdade de oportunidades de género no âmbito da intervenção.


Título da posição: Assistente técnico-administrativo do chefe de equipa
Local de trabalho: Maputo, Mozambique. Rua Kiribiti Diwane 362, Bairro Sommerschield.
Modalidade de trabalho: Full time, no escritorio.
Data de inicio: 1 de Julio, 2024
Duração do contrato: 6 meses possibilidade de renovação
Tipo de contrato: Freelance / consultor.

Relatório: Reportar ao chefe de equipa

Objetivo do trabalho: Assistir o gestor de projeto no planeamento, gestão e coordenação das actividades do projeto e do gabinete, assegurando que os objectivos do projeto são alcançados a tempo e dentro do orçamento

Objectivos
Apoiar a equipa executiva na gestão das operações quotidianas.
Assegurar uma comunicação eficaz e atempada entre os stakeholders.
Gerir a documentação e os registos da empresa.
Coordenação e organização de reuniões e eventos.
Principais responsabilidades
1. Apoio executivo
Apoio ao chefe de equipa: Prestar apoio administrativo ao chefe de equipa, incluindo a gestão da agenda, o planeamento de compromissos e a preparação de materiais para reuniões.
2. Apoio ao planeamento de projectos:
Ajudar na elaboração de planos de projectos, incluindo planos de trabalho, calendários, orçamentos e vários relatórios.
Coordenar as actividades de planeamento com as várias equipas.
3. Gestão de escritórios
Gestão da correspondência: Receber, classificar e responder à correspondência recebida e enviada, tanto eletrónica como em papel.
Preparação de documentos: Redigir, formatar e rever documentos, relatórios, apresentações e outros materiais, conforme necessário.
Coordenação das actividades de escritório: Gerir as operações diárias de escritório, incluindo a supervisão do pessoal de apoio e a gestão do material de escritório.
Arquivo e documentação: Manter um sistema de arquivo organizado e atualizado, garantindo a confidencialidade e a segurança da informação. Assegurar que toda a documentação do projeto está actualizada e devidamente arquivada.
Apoio logístico: Organização de viagens e transferências para o pessoal, incluindo a reserva de voos, hotéis e transportes.
Comunicação e coordenação
Organização de reuniões e eventos: Planear, organizar e coordenar reuniões, eventos empresariais e conferências, incluindo a preparação da agenda e a distribuição de materiais relevantes.
Participar nas reuniões de projeto, preparar e distribuir as actas das reuniões.
Comunicação interna: Facilitar a comunicação entre departamentos, assegurando que a informação relevante é distribuída atempadamente.
Relações externas: Manter relações profissionais com clientes, fornecedores e outras partes interessadas, actuando como principal ponto de contacto.
Administração financeira
Controlo de despesas: Acompanhar as despesas administrativas, preparar relatórios financeiros e colaborar com o departamento de contabilidade para garantir uma gestão financeira eficaz.
A gestão do IVA garante que os pedidos de isenção de IVA chegam atempadamente
Gestão de contratos: Assistir na elaboração e gestão de contratos com fornecedores e clientes, assegurando o cumprimento de prazos e obrigações contratuais.

Prazo de entrega da candidatura (CV e Carta de apresentação): 21 de Junio de 2024
Email para envio da candidatura: g.giannella@aesagroup.eu

Os candidatos assumem as suas responsabilidades com total independência e estão isentos de qualquer conflito de interesses.

Diploma do ensino secundário; de preferência, uma licenciatura em administração de empresas, gestão de projectos, engenharia ou um domínio relacionado.

Experiência: Mínimo de 3 anos de experiência em funções administrativas ou de secretariado executivo, apoiando a gestão de projectos complexos.
Línguas: Português
Para além da língua materna, é preferível o inglês
Competências pessoais
Atenção aos pormenores: elevado nível de precisão e atenção aos pormenores.
Fiabilidade: Capacidade de manter a confidencialidade e de tratar informações sensíveis.
Proactividade: Capacidade para antecipar as necessidades da gestão e agir de forma proactiva.
Flexibilidade: Capacidade de adaptação a um ambiente de trabalho dinâmico e de lidar com mudanças súbitas.
Competências técnicas:
Conhecimento dos princípios e metodologias de gestão de projectos.
Competências transversais:
Excelentes capacidades de organização e planeamento.
Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal.
Capacidade de trabalhar em equipa e sob pressão.
Atenção aos pormenores e capacidade de resolução de problemas.
Avaliação do desempenho
O desempenho do Secretário Executivo

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