Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hoteis, conservação dos bens do escritório, contribuição para a optimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos da Helen Keller e dar suporte em todos assuntos administrativos inerentes ao trabalho de recepcionista e realizar tarefas gerais de secretariado.

Responsabilidades
Área Administrativa
Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc
Garantir a boa apresentação do escritório
Receber e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral
Receber e encaminhar visitas
Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório
Solicitar cotações e propostas conforme solicitado
Apoiar na reserva de hoteis para visitas
Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação.
Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos
Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc
Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int.
Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete .
Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete
Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas
Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
Manter uma lista de contactos da HKI – Tete
Gestão de Propriedades e Escritórios
Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção
Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos.
Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior)
Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.

Os candidatos interessados deverão enviar os seus CVs e carta de motivação para o Email: MZ-Recruitment@hki.org . Deverão portanto indicar no Assunto a posição a que se candidatam. O prazo para submissão de candidaturas é 20 de Agosto de 2024

Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Administração Publica ou qualquer área afim

Experiência como assistente administrativo constitui vantagem
Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório
Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc
Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint)
Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita

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