A All Around Medical Solutions, Lda está a recrutar uma (1) Secretária Executiva para Maputo.

Tarefas
Gerir a Recepção da Sede Corporativa

Efectuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;
Efectuar registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;
Acolher visitantes e hóspedes;
Tomar notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.
Apoio Administrativo Geral

Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
Controlo o estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
Realizar a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;
Gerir os contratos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);
Gerir as viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;
Gerir e controlar a carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações);
Receber as requesições de material de escritório dos diferentes sites e proceder com aquesição e envio dos mesmo.
Prestar Apoio e Auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente:

Agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;
Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);
Organizar e gerir a agenda da Administração;
Fazer marcações de reuniões;
Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.
Redigir os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;
Apoiar a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;
Executar recados assim que indicado;
Planificar viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;
Coordenar eventos, conferências e palestras;
Preparar correspondências, como e-mails e cartas;
Lembrar a Administração de tarefas e agendas e prazos;
Gerir a base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;
Apoiar na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;
Servir de elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
Apoiar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo da Administração podendo variar de momento a momento e em função das circunstâncias;
Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
Monitorizar o correcto funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;
Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão;
Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes;
Realizar outras actividades superiormente definidas.

Carta de Candidatura;
Curriculum Vitae

Fluente na língua portuguesa, escrita e oral;

recruitment@allmedicsolutions.com

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