O titular deste cargo irá trabalhar com o Executivo para prestar apoio administrativo e serviços de secretariado. Funciona como o primeiro ponto de contacto para questões administrativas ou para estabelecer contacto com o Banco na sua ausência. Terá de exercer a função sempre com um elevado grau de confidencialidade e interagir com intervenientes a vários níveis de senioridade por forma a cumprir os objectivos da função.



Responsabilidade – Agenda, Reuniões, Eventos e organização de viagens:
Gerir a agenda do gestor com eficiência utilizando o Outlook e o Teams, organizar reuniões solicitadas pelo superior hierárquico ou aceitar reuniões solicitadas por outros onde é necessária a presença do gestor/director.
Acompanhar e monitorar as aceitações e recusas obtidas das partes relevantes dos eventos da agenda do gestor. Se possível, resolver os assuntos com autonomia e, quando necessário, encaminhar questões e assuntos para o gestor com o devido contexto e, se possível, apresentando as soluções mais apropriadas.
Comunicar com partes relevantes para alterar reuniões, mediante pedido do gestor/director ou organizador original da reunião.
Compilar toda a documentação pertinente para as reuniões com a devida antecipação.
Contactar com a agência de viagens para fazer as reservas de viagens nacionais ou internacionais do gestor, em total conformidade com o processo de aprovação de viagens e deslocações aplicáveis
Sempre que solicitado pelo gestor, assistir às reuniões internas para redigir as respectivas actas. Certificar-se de que as actas são devidamente dactilografadas, aprovadas por quem preside à reunião e distribuídas pelas partes relevantes dentro dos prazos previstos.
Criar calendários de rotação e socialização para os subordinados directos do gestor, marcando reuniões com os intervenientes principais do Banco da admissão do novo colaborador e certificar-se de esta participa na sessão formal de orientação durante o seu primeiro mês de trabalho.
Providenciar locais e organizar todos os eventos da equipa, conforme solicitado pelo gestor, e obter a aprovação prévia deste para encomendas e fornecedores.
Em caso de realização de teleconferências, comunicar com os intervenientes relevantes para obter um código de ligação para a reunião, comunicar os dados desse código a todos os participantes antes da reunião.
Em caso de realização de reuniões virtuais, comunicar com o intervenientes relevantes, fazer a partilha do link para que todos os participantes tenham acesso.
Organizar eventos com clientes externos para o gestor.
Organizar e tratar de toda a logística de viagens de estratégia para a Comissão Executiva e Conselho de Administração, assim como outros pedidos similares ad-hoc (por exemplo, para eventos com o Grupo ou Clientes)


Responsabilidade – Apoio Administrativo Geral:
Funcionar como o primeiro ponto de contacto com o gestor: responder, fazer a triagem e/ou reencaminhar as chamadas telefónicas recebidas de maneira eficiente e profissional.
Assistir os visitantes encaminhando-os para o local ou pessoa que procuram ou assinando entregas de encomendas /documentação.
Assistir na digitação e preparação de documentos em Word, Excel ou PowerPoint de que o gestor/director necessite.
Criar e manter um sistema de arquivo/consulta bem organizado para guardar todos os documentos em papel num local seguro, como por ex. armário/escritório fechado à chave.
Encarregar-se da gestão geral do escritório, designadamente encomendar provisões e material de escritório, colocar papel nas impressoras, etc. garantir stocks de adequados de reserva.
Garantir a aplicação das políticas internas em termos de procedimentos relativos a viagens, telemóveis, reembolso de despesas, etc. (ou seja, encarregar-se do controlo de assinaturas, observância das políticas normativas, carácter urgente ou prazos limite para encaminhamento de documentos).
Recolher artigos que sejam propriedade do Banco, como telemóveis, cartões 3G, portáteis, cartões de acesso etc., junto dos subordinados do gestor que saem do Banco e devolvê-los às partes relevantes.
Assistir em tarefas administrativas gerais como, por ex. fotocópias, digitalização, encadernação de documentos etc., solicitados pelo gestor.
Traduzir documentos de português para inglês e de inglês para português a pedido do gestor.
Fazer a gestão administrativa do piso executivo da Sede do Banco, incluindo a supervisão das pessoas que lá trabalham mesmo que sejam trabalhadores de empresas terceiras aí colocados.
Gerir e assessorar o gestor no sistema de aprovação de viagens interno.
Apoiar no engagement institucional e provedores na gestão de legalização expatriados
Identificar formas de melhoria no modus -operandi dos sistemas que o seu gestor tem de usar/acessar para as acções diárias no Banco


Responsabilidade: Manutenção de contas e custos
Mediante pedido do gestor, solicitar orçamentos a fornecedores autorizados e criar ordens de compra.
Fazer o acompanhamento das entregas com os fornecedores. Conferir as facturas com os artigos entregues pelos fornecedores.
Obter a aprovação das facturas junto do responsável do centro do custo e enviar as facturas ao departamento financeiro para pagamento. Fazer o seguimento com o departamento financeiro quando os fornecedores informam atrasos no pagamento.
Conferir mensalmente registos introduzidos com o centro de custo do departamento. Investigar e resolver registos desconhecidos com o departamento de pagamentos.
Solicitar mensalmente aos membros da equipa a presentação das facturas comprovativas das despesas debitadas nos cartões de crédito da empresa. Preencher o mapa de reconciliação das despesas, obter a devida assinatura e enviar para processamento.
Solicitar mensalmente relatórios do centro de custo ao departamento financeiro. Verificar a verba orçamentada e destacar todas as rubricas com gastos inferiores ou superiores aos previstos para informação do responsável do centro de custo.

Certificado de Educação e Formação Profissional (FETC): Administração de Escritórios (Obrigatório)

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